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リスクマネジメントの第一歩!
契約書・協議書等の法律文書の作成

契約書の必要性契約書の種類内容証明郵便の作成


〜契約書の必要性〜

 契約とは約束のことであり、意思の合致、つまり申込みと承諾があれば、それだけで契約が成立します。口頭による約束や契約も、もちろん有効です。しかし、重要かつ複雑な取引の場合は、契約書を作成し、契約内容を明確にしておかなければ、後日、思わぬトラブルに巻き込まれる恐れがあります。


 契約書を作るメリットとしては、以下の二つがあげられます。

@後日の裁判の証拠となる
 裁判における事実認定は、主に書証(文書の証拠調べ)、人証(証人尋問)という二つの方法を用いて行いますが、証人尋問では自己に有利な証言をするケースが多く、虚偽と思われる証言も少なからず見受けられます。
 そのためか、裁判所では人証よりも書証をより重視する傾向があります。それだけに、契約書があれば事実認定に決定的な影響を与え、相手方が、自己に不利益な契約書の記載内容を証人尋問で覆すことはきわめて困難となるのです。

A契約内容を明確にする
紛争が起こらなくとも、契約書を作成するメリットはあります。口頭による契約では、売買すべき商品の種類、数量、引渡方法・場所などについて誤解や思い違いがよく生じます。このような思い違いをなくすために、契約書を作成しておき、トラブルを防止します。

親しい間柄なのに契約書の作成を要求するのは、相手を信頼していないようで失礼にあたると考えて、躊躇する人がいます。しかし、トラブルを防ぎ、また、万が一トラブルが発生したとしても人間関係をそれ以上悪化させず早期な解決のためにも、契約書を作成しておくべきでしょう。


〜契約書の種類〜

 契約の種類は無数にありますが、ここでは主な契約書の種類とその問題点・注意点について触れておきましょう。


 @売買契約

  (例1)不動産の売買契約

(ア)不動産を特定する

売買の目的とする不動産物件が正しく特定されていないと、買おうと思っていたものと違う物件を買わされてしまいかねません。また、その物件が売主の所有でないかも…
→必ず不動産登記簿謄本・公図・実測図などで、物件、所有者を確認。

(イ)売買代金の算定基準を明確にする
実測上の面積が契約書の記載内容と違う場合があります。
→売買代金額が増減するか否かを決め、記載。

(ウ)代金の支払時期・支払方法を明確にする

(エ)抵当権等の取り扱いについて明確にする

土地・建物といった不動産には、抵当権をはじめ賃借権などの負担がついている場合があります。
→登記簿確認。また、借家権は登記簿を見ただけではわからないので、現地を調査。これらの負担があるとき、その負担を抹消して完全な所有者にして引き渡すのであれば、その旨を契約書に明記。

(オ)所有権の移転時期を明確にする



  (例2)継続的商品取引契約

(ア)継続的商品取引契約とは?

「メーカーと卸売」「卸売と小売」の関係のように、毎月一定量の資材・商品を納品・販売するなどの継続的な取引契約を言います。

(イ)基本契約と個別契約との関係を明確にする
継続的商品取引契約は、取引をはじめるにあたり締結する、いわば基本契約です。個別取引の際に特に取り決めなかった事柄については、この契約の内容に拘束されます。一方、個別取引の際、基本契約とは異なる合意をすればその合意が基本契約の特例を設けたことになり、基本契約の内容より優先します。

(ウ)代金の支払い方法を明確にする
→「毎月二十五日までに納品した分については翌月十日に支払うものとする」などと記載。

(エ)出荷制限できる旨を定める
相手の信用状態が悪化したときのため、定めておくと便利です。

(オ)契約期間を定める相手の信用状態が悪化したときのため、定めておくと便利です。

(カ)契約期間途中の解約方法を定める

相手の信用状態が悪化したときのため、定めておくと便利です。

(キ)期限の利益喪失の特約をする
→相手が契約違反をしたり、不渡処分を受けたり、信用状態がきわめて悪化したしたときは、残金全額をすぐに支払ってもらう旨を定める。

(ク)担保提供の条項を入れる
継続的取引においては、債務者となるべき当事者が担保物件を提供する場合があります。
→継続的取引契約書と別に抵当権設定契約書を作成。

(ケ)連帯保証人を立てる



 A請負契約
請負契約とは、当事者の一方(請負者)がある仕事を完成することを約束し、相手方(注文者)がその仕事の結果に対してその報酬を支払うことを約することによって、その効力を生ずる契約のことです。

  (例)製造委託契約
注文者が原材料を請負人に供給し、請負人は製品を製造して、注文者に引き渡す。その対価として報酬をもらうという契約です。

(ア)所有権についての規定を設ける
請負人が自己の調達した原材料をも加えて製品の製造をした場合、民法の加工(246条2項)の規定により、請負人が製造物の所有権を取得してしまう恐れが…
→製品の所有権が、どちらに属するかを記載。

(イ)費用の負担を明確にする

(ウ)下請負の禁止を規定する

本来、請負の目的は仕事の完成にあり、自ら労務を提供する必要はないので、請負人が別の人に仕事をさせる恐れが…
→それがいやならば、「事前に注文者の承認を得なければならない」などの旨の規定を設ける。

(エ)報酬の支払いに関する取り決めをする



 B金銭消費貸借契約
   お金の貸し借りについての契約です。

(ア)返済期を明確にする

(イ)利息の定めをする

利息を定めている場合は、貸主はその利率の利息を請求することができます。ただし、利息制限法に違反するような高利の約定は無効となります。利率を具体的に決めないときは、商事取引の場合は年6%、民事取引の場合は5%の利息を支払うことになります。なお、民事取引の場合は、利息を支払う旨の約束がなければ利息の請求はできません。

(ウ)連帯保証人を定める

(エ)抵当権などの担保を設定する

貸金債権の回収をより確実にすることができます。

(オ)損害金(違約金)の特約をする
契約を遵守させる強い力を持ちます。

(カ) 期限の利益喪失の特約をする
借主が利息の支払いを怠った場合、貸主が直ちに元金全額の返済を受けるためにも、絶対必要な特約です。


売買契約、請負契約、金銭消費貸借契約と、3つの契約書について述べてきましたが、この他にも特約店・代理店契約、賃貸借契約、抵当権設定契約、債権譲渡契約、保証契約など、さまざまな契約が存在します。また、上で述べてきた契約書の問題点・注意点だけを書いても、有効な契約書とは言えません。


このように、契約書を作成するということは、多くの知識が必要になります。何か契約書についてわからないこと、困ったことがありましたら、お気軽にご相談ください。



内容証明郵便の作成

内容証明郵便(以下、単に内容証明と呼びます)とは、

@ 手紙の内容

A 誰に出したか

B いつ発送したか

について、郵便局が証明してくれる郵便のことです。

 さらにこれらの証明だけではなく、郵便物が相手に届いた事も証明してくれる制度があります(配達証明)。
通常は、内容証明に配達証明を付けて郵送します。



〜内容証明の効果〜

 内容証明は、郵便物である文書の内容が公的に証明され、また差出日も証明されますが、そのほかは特別の法的効果はなく、普通の郵便物と何ら変わりはありません。

 相手方に通知をしたり請求したりすることは法律上、重要な効果を生じることは少なくありません。
 例えば、だれかにお金を貸しているという場合に、返済期限を過ぎても返済がないまま何年も放置していると消滅時効にかかり、返済してもらえなくなることがあります。 このような時効をストップさせる一つの手段は相手方に「お金を返せ」と請求することですが、別段、内容証明で請求しなければ時効中断の効力がないというわけではありません。普通の葉書でも、口頭でも効果は同じです。

 ただ、口頭での請求や、内容証明でない郵便物での請求では、後に裁判になったときに相手方が「請求されたことはない」「そんな手紙は受け取ったことがない」等と争った場合に請求した事実を証明することが困難です。

 内容証明では、このような事実の証明が容易です。まさに、内容証明は、その文書を出した事実について「証拠を残す」ことにその役割があるといえます。



 また、内容証明で相手方に何らかの意思を表明すること自体が、重要な役割を果たすことがあります。

 例えば、「金を返せ」と請求された場合にも、お金を借りた事実はない、とか、すでに返済しているという場合には、何も回答する必要はありませんし、回答しなかったからといって、それによって理論上、不利益な法的効果が生じるわけではありません。しかし、「お金を借りた事実はない」とか「すでに何月何日返済した」などと書いた文書をきちんと内容証明で出しておけば、後にその問題が裁判になった場合に、こちらが当初から相手方の主張を争っていたことを証明することができます。

 逆に何もしないで放置していると、後日、裁判になった場合には、そのことが「相手方の主張を認めていたから格別反論しなかったのだろう」不利益な判断をされる要素になりかねません。


 文書の内容が証明されるほかは他の郵便物と変わらない内容証明ですが、内容証明を利用することによって、そのことが強い意思を表明し、次なる強い法的措置を予定していることを伝えるという事実上の効果をもたらすことがあります。

 相手方もこのような決意を知って、「裁判にまで持ち込まれたら困る」ということで折れてきて、裁判をやる前に解決するというケースも珍しくありません。
※ もっとも、このように内容証明によって強い態度を相手方に示すことによって、かえって相手の態度を硬化させ、問題がこじれてしまうケースもあるので、この点は慎重に考える必要があります。



〜どんなときに内容証明を使うか〜

 身近な例としては、クーリングオフ制度などが挙げられます。クーリングオフ制度とは、消費者が無条件に売買契約を解除できる制度です。訪問販売・電話勧誘などでじっくり考えられないような売買契約をした場合、一定期間内であれば、消費者から無条件で、一方的に契約を解除することが法的に認められています。しかし逆に言えば、その期間を過ぎると、二度と解約できなくなります。

 あなたが、期間内に電話や普通の手紙などで解約したい旨を相手に伝えたとしても、後になって相手方から「そんな電話は受けていない」「そんな手紙は受け取っていない」と言われてしまう恐れがあるのです。

 
そういった場合でも、売買契約解除の書面をきちんと内容証明にして出しておけば、そのようなことがあっても、あなたが「○月○日」に「売買解除の意思表示」を「業者」にしたことを、郵便局が証明してくれるのです。


主に内容証明を利用する場合として、

■後になって、その意思表示がなされたかどうかが争いになる可能性がある場合

■相手に意思表示をすることで、法的効果を生じる場合

■相手の出方や考え方を見極めたい場合

■相手に心理的圧力をかけて、自分の要求を実現させたい場合

■通知に書面を要求される場合

■通知の時期が重要な意味を持つ場合


などがあります。



〜内容証明の書式〜

 内容証明は手紙ですが、郵便局が特殊取扱をする関係上、形式には一定の制約があります。したがって、これに反していると窓口で受け付けてもらえないので注意が必要です。

@使用文字の制約を守る
使用できるのは、仮名、漢字、数字、固有名詞の英字に限られます。うっかりと固有名詞でない英字を使うと、扱ってもらえないので注意が必要です。

A特殊な記号は使わない
記号は、括弧、句点の他に、一般に記号として使用されるものは使えることになっています。業界のみで通用しているような特殊な記号は使えないので、注意が必要です。

B字数、行数の制約を守る
字数の制約は、1枚の用紙につき、横書きの場合、「1行13字以内、1枚40行以内」か「1行26字以内、1枚20字以内」です。縦書きの場合、「1行20字以内、26行以内」です。

C字句の訂正法にもルールがある
「訂正」や「挿入」や「削除」をする場合には、その「字数」「箇所」を欄外か末尾の余白に記入して押印しなければなりません。また、訂正や削除をした元の文字は、明らかに読みえるよう字体を残すことが必要とされています。できれば、パソコンで字数、行数の設定をし、間違いがないと確認してから印刷すればいいと思います。

D用紙が複数の場合は、契印をする
字数、行数の関係から1枚の用紙におさまりきらず、2枚以上になる場合には、ホッチキス等でとじた上で「綴目に契印すること」が必要です。つまり、2枚にまたがって印を押すことになります。

E文書は1通に限る
同じ相手に出すものであっても、同時に2通以上出すことはできません。それぞれ別の内容証明で出すなどの工夫が必要です。また、1通のみですから、添付資料なども同封することはできません。

F決められた通数を用意する
1名に出すときには、現物1通と謄本2通の計3通が必要となります。



〜専門家に依頼するメリット〜

 内容証明は、「ただ出せばいい」というものではありません。重要な内容が抜けていたり、法的なポイントがきちんとおさえられていないものは、全く意味がありません。逆に、あまりにも暴力的な表現を使うと、相手に脅迫で訴えられてしまう可能性があります。

 また、内容証明は次に打つ手を考えながら書かなくてはいけません。 内容証明に応じてくれないときや、自分が予想していなかった対応をされたときにどうするか考えておく必要があります。 内容証明を書くときにも、次の手を打つのに障害にならないような書面にしなければいけません。

 確かに、決められた書式を守り郵便料金を払えば、誰でも内容証明を送ることができます。しかし、文章の内容・送る時期・送った後の対処すべてに配慮できて、初めて、内容証明郵便が効果を発揮します。

 その点、専門家は、依頼者の意思を確認した上で今の状況に最も適した書面を作成します。そして、内容証明を送る前に、送った後の対策なども考慮することができます。

また、行政書士などの専門家が代理で文書を作成した場合、末尾に職印が押されます。相手に、こちらの後ろに法律家がついていることを思わせ、より一層心理的重圧をかけることができるのです。





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